KeyBalance Cloud: dansk ERP der samler CRM og økonomi

Om systemet

KeyBalance Cloud er den skybaserede udgave af det danske ERP-system KeyBalance, der samler CRM og økonomisystem i én løsning og skaber sammenhæng mellem økonomi, projekter, ressourcer og drift. Kernen dækker salg, ordre, lager, projektstyring, fakturering og økonomi, med et integreret CRM som en tydelig profil-styrke (KeyBalance markedsføres netop som 'CRM og økonomisystem samlet'). Systemet henvender sig til små og mellemstore samt projekt-/driftsorienterede virksomheder, der vil samle økonomi og drift ét sted i stedet for flere enkeltstående systemer. Der findes brancheløsninger til produktion, maskinhandel, service, håndværk, transport og handel, og systemet har indbygget produktion og service med elektroniske arbejdskort, værksted og mobilapp til udekørende medarbejdere. Registreret dansk bogføringssystem.

Detaljeret beskrivelse

KeyBalance har eksisteret siden 1978, dengang under navnet Polydata. Undervejs har virksomheden heddet Atomic Software, før navnet KeyBalance kom til i 2021. Grundlægger Flemming Østergaard sidder stadig i ledelsen, og ejerkredsen er i dag et partnerskab mellem ham og tre medejere, Lasse Schulin-Zeuthen, Simon Sylvest og Pernille Lund Sharling. De tre systemgenerationer, Polysoft, Albatros og KeyBalance, har tilsammen været i brug i over 8.000 virksomheder i Danmark, Norge og USA. Det gør KeyBalance til et af de ældre uafhængige ERP-huse i Danmark, ejet og drevet af folkene bag produktet selv snarere end af en kapitalfond.

Prisen sættes efter antal brugere, med en minimumsgrænse på fem, og den stiger med antallet af moduler I vælger til. Det placerer KeyBalance et stykke over de rene bogføringssystemer som e-conomic og Dinero, men til gengæld får I CRM og økonomi samlet hos én leverandør. Hvis I i stedet vælger e-conomic eller Dinero plus et separat CRM-system, så skal I selv stå for at binde de to sammen og betale to regninger i stedet for en. Omvendt er hverken CRM- eller økonomidelen i KeyBalance nødvendigvis lige så dyb som i et rendyrket CRM-system alene. Brugere fremhæver især fleksibiliteten og den tætte, personlige kontakt til KeyBalance-teamet, mens andre nævner at det tager tid at sætte sig ind i hele systemet, og at support til mere specialtilpassede løsninger kan være mere begrænset.

Nøglefakta

KeyBalance Cloud er registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over digitale bogføringssystemer, kan både sende og modtage e-faktura, og passer til virksomheder med 11 til 500 ansatte. Driftsformen er Cloud/SaaS, med support på dansk direkte fra leverandøren. Systemet kan håndtere flere selskaber i samme installation, og det understøtter flere valutaer i samme regnskab.

Registreret hos Erhvervsstyrelsen

Registreret

Kan eksportere SAF-T (regnskabsdata til Skat)

Ja

Har en standard kontoplan indbygget

Ja

Understøttede e-faktura-formater

OIOUBL (NemHandel), Peppol BIS 3

Kan sende og/eller modtage e-faktura

Send + modtag

Passer til virksomhedsstørrelse

11-50, 51-200, 201-500

Driftsform (cloud, on-premise m.v.)

Cloud/SaaS

Har mulighed for brugerflade på dansk

Ja

Mulighed for at få support på dansk

Vendor (dansk)

Kan håndtere flere selskaber i ét system

Ja

Understøtter mange valutaer

Ja

Understøtter andre landes regler

DK

Funktionel dækning

Integreret dansk ERP med to samlede kerner: økonomi og CRM (CRM er en tydelig profil-styrke, sjælden i mindre danske ERP'er). Dækker salg, ordre, lager, projekt, fakturering og økonomi med fokus på sammenhæng mellem økonomi, projekter, ressourcer og drift. Producenten har brancheløsninger til produktion, maskinhandel, service, håndværk, transport og handel/webshop, bygget på samme platform. Produktion og service (arbejdskort, værksted, mobilapp) er indbygget, HR findes som tillægsmodul. Ingen bekræftet native POS.

Branchefokus

Løsningstype: Har løsning til branchen

Primær branche: Generisk

• Generisk
• Projekt/rådgivning
• Engros
• Fremstilling
• Service/værksted
• Håndværk/tekniske installationer
• Transport/logistik
• Detail
• E-commerce

Se hvad de enkelte brancher kræver af et ERP-system, og hvilke andre systemer der dækker dem: Projekt/rådgivning, Engros, Fremstilling, Service/værksted, Håndværk/tekniske installationer, Transport/logistik, Detail, E-commerce.

Økosystem og integration

Lønmodel

Via integration

Lønintegration

Generisk API

E-commerce-integration

Custom/API

PIM-integration

Nej

BI-integration

Indbygget BI

Bankintegration

Danske banker, Generisk

SKAT/eIndkomst

Ja

API-åbenhed

Åbent REST/GraphQL

Marketplace/apps

Begrænset

iPaaS-connectors

Make, Zapier, Andet

AI og automatisering

AI, standardlag

Basis (indbygget). AI bruges i standardsystemet til bl.a. aflæsning af bilag, behandling af information og automatisering af gentagne arbejdsgange. Producenten arbejder på at gøre AI mere tilgængelig direkte i systemet.

Chat med egne data

Ja, via add-on (ikke bekræftet på dansk)

Intern agent-builder

Nej. Ingen agent-funktionalitet bekræftet.

MCP-server (ekstern agentadgang)

Officiel MCP-server (GA). KeyBalance har en MCP-server, der forbinder systemet med kompatible AI-løsninger som fx Claude. AI-assistenten arbejder med brugerens egne rettigheder og kan ikke se mere, end brugeren selv har adgang til. Chat med egne data sker i den eksterne AI-assistent via MCP-serveren; opsætningen findes under Hjælp i systemet (version 2609).

Agent-til-agent (A2A)

Nej

Ofte stillede spørgsmål om KeyBalance Cloud

Er KeyBalance Cloud godkendt efter bogføringsloven?

Ja. KeyBalance Cloud er registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over digitale bogføringssystemer. Reg.nr. FOB712354, udbyder KEYBALANCE A/S, opført på Erhvervsstyrelsens fortegnelse (gælder cloud-udgaven KeyBalance Cloud). Registreringen kan efterprøves i fortegnelsen, som er offentligt tilgængelig.

Kan KeyBalance Cloud sende e-faktura til det offentlige?

Ja, både sende og modtage. KeyBalance Cloud understøtter formaterne OIOUBL (NemHandel) og Peppol BIS 3, som er de formater danske offentlige kunder tager imod.

Hvilken størrelse virksomhed passer KeyBalance Cloud til?

KeyBalance Cloud dækker virksomheder med 11 til 500 ansatte, opgjort på de segmenter kataloget registrerer: 11-50, 51-200 og 201-500 ansatte. Primær branche er Generisk, og kataloget klassificerer systemet som "Har løsning til branchen".

Håndterer KeyBalance Cloud dansk løn?

Ikke indbygget, men gennem integration. KeyBalance Cloud kobles til eksterne danske lønsystemer: Generisk API. Lønnen kører altså i et andet system og bogføres ind.

Kan KeyBalance Cloud håndtere flere selskaber?

Ja. KeyBalance Cloud kan drive flere selskaber i samme installation, og systemet understøtter flere valutaer i samme regnskab. Understøttede lande og lokaliseringer: DK.

Kan man få support på dansk til KeyBalance Cloud?

Ja. Leverandøren leverer selv support på dansk, uden en mellemliggende partner. Brugerfladen kan også sættes til dansk.

Systemer der ligner KeyBalance Cloud

Udvalgt ud fra branche og virksomhedsstørrelse, ikke ud fra en samlet karakter. Et system på listen er ikke nødvendigvis et bedre valg, det er et sammenligneligt valg.

• OdooOpen source-ERP med apps til økonomi, drift, CRM, HR, e-commerce og POS. Skalerer bredt, men dansk compliance leveres typisk via partner.
• Oracle NetSuiteOracles cloud-only ERP med bred native suite og stærk multi-selskabsdrift. Dansk compliance leveres via SuiteApps og partner. Se alle felter.
• Microsoft Dynamics 365 Business CentralMicrosofts cloud-ERP til små og mellemstore virksomheder. Bredt funktionsomfang, tæt Microsoft 365-integration og et stort dansk partnernetværk.
• SAP Business OneSAP's ERP til SMV og datterselskaber med økonomi, lager, let produktion og native CRM. Dansk lokaliseret, men ikke registreret hos Erhvervsstyrelsen.